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Come effettuare l’archiviazione sostitutiva dei documenti

La conservazione sostitutiva dei vari documenti digitali è un’operazione che richiede l’esecuzione di una serie di passaggi ben precisi. Non si tratta di un compito facile per diverse realtà aziendali, dato che va tenuto d’occhio in ciascun dettaglio. A ogni modo, la digitalizzazione fiscale ha trasformato le regole in tal senso, obbligando le varie realtà a conservare documenti per puri fini fiscali, ma evitando di occupare spazi ingenti dovuti alla carta.

Ed è proprio a questo che serve un sistema basato sulla conservazione elettronica, ossia creare un nuovo metodo gestionale dei documenti fiscali. Ogni studio lavorativo deve sottostare a un insieme di regole in vigore che vengono aggiornate con una certa periodicità. Per evitare qualsiasi inconveniente, bisogna seguire le norme del Codice dell’Amministrazione Fiscale, ossia il CAD. Ed ecco che l’archiviazione documenti digitali grazie a https://www.savinosolution.com/conservazione-sostitutiva-e-archiviazione-sostitutiva/ viene in soccorso di numerosi potenziali utenti.

Cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

L’archiviazione di documenti fiscali nasce con l’obiettivo di conservare moduli di notevole importanza sotto l’aspetto puramente fiscale. La conservazione sostitutiva è semplicemente la conversione di documenti cartacei in altri formati che non occupano alcun tipo di spazio fisico. Quella digitale, invece, include i documenti già nati nella versione elettronica e certificati nell’ambito telematico, oltre che dotati di firma elettronica reale.

Nel caso specifico, la conservazione sostitutiva viene in soccorso di numerose realtà aziendali e di liberi professionisti, oltre a essere diventata un processo obbligatorio per un’ampia cerchia di potenziali utenti. Tuttavia, i documenti cartacei non prevedono tale obbligo, ma ciò che conta è fare in modo che ciascun passaggio portato avanti mantenga i documenti affidabilità, autentici, leggibili, integri e reperibili.

Come conservare i documenti fiscali con l’archiviazione sostitutiva

Il campo dell’archiviazione documenti è abbastanza difficile da monitorare, ma l’articolo 2 del MEF del 17 giugno 2014 definisce alcune regole in merito. Come accennato in precedenza, documenti di questo tipo devono essere integri, autentici, immodificabili e leggibili in qualsiasi condizione. Per portare avanti una conservazione elettronica curata al meglio, bisogna seguire le normative del codice civile e delle regole tecniche del già menzionato CAD, oltre a vari aspetti tributari e contabili.

La conservazione va conclusa nel giro di soli tre mesi precedenti alla relativa scadenza della dichiarazione dei redditi su base annuale, salvo eventuali proroghe. A occuparsi dell’intero processo ci pensano i cosiddetti conservatori, figure apposite che conoscono alla perfezione le regole fiscali in materia e seguono al meglio le diretti del CAD e degli altri enti preposti. Per una valida archiviazione digitale dei documenti, ogni aspetto viene sempre tenuto sotto controllo.

L’iter relativo alla conservazione sostitutiva può essere monitorato passo dopo passo, senza lasciare nulla al caso. Non è un’attività aperta a tutti e servono alcune competenze ben definite per evitare qualsiasi margine d’errore. Di conseguenza, non basta archiviare file sul proprio computer per ottenere i risultati desiderati, ma è essenziale conoscere le regole e seguirle in maniera precisa e attenta. Ci vogliono tempo e fatica per rimettere ogni tassello al proprio posto e usufruire di un database sul quale poter puntare in qualsiasi momento.

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